Lost Password?
No account yet? Register
We have 29 guests online
RSS-feed
rss20.gif

The project is supported by the Russian Foundation for Basic Research, project #07-04-12140в

Портал зарегистрирован 05 августа 2010 г. в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) в качестве средства массовой информации, номер свидетельства ЭЛ № ФС 77 - 41581. Учредитель В. А. Баранов. 

(c) "Information Technologies and Textual Heritage", 2008-2016

Документы Архивного фонда и их представление в архивных, библиотечных и музейных автоматизированных системах: проблемы описания и создания электронных копий PDF Print E-mail
Written by: Юлия Юрьевна Юмашева   
Воскресенье, 05 Август 2012

Summary. The report is devoted to essential problems of the creation descriptions (records) in archive, library and museum catalogues and scanned images (master-copy) of documentary heritage.

Тема выступления ― сложна и мало обсуждаема: учет и описание рукописных, старопечатных памятников письменности и других исторических источников ― архивных документов ― в трех родственных фондах, хранящих культурное наследие страны: музейном, библиотечном и архивном. Это деление закреплено в законодательстве РФ и в подзаконных актах, регулирующих деятельность в той или иной области. [ФЗ–125; ФЗ–54; Постановление, 1998; ФЗ–78]

На практике музейный, архивный и библиотечный фонды не являются замкнутыми сущностями, а объекты, отнесенные к ним, распределяются между организациями в различных пропорциях таким образом, что каждая из организаций хранит в своих собраниях ту или иную часть сопредельного фонда.

Преодолению проблем, связанных с этим видовым разнообразием в области учета и описания конкретных видов объектов культурного наследия (архивных документов, музейных предметов, книжных памятников) посвящены соответствующие «перекрестные» разделы отраслевых инструкций [Правила, 2007; Инструкция, 1984; Инструкция, 1998], и правил по учету, предполагающие обязательные учет и описание таких «чужих» для типа данной организации объектов по правилам, соответствующим их природе.

Однако с уверенностью можно сказать, что лишь незначительная часть музеев, библиотек и архивов ведет учет и описание по этим правилам.

Молчаливая договоренность, при которой все знают о проблеме «сопредельных территорий», но никто не хочет озвучить ее и предпринять практические шаги для ее решения, чревата необратимыми последствиями, особенно в связи с активным внедрением информационных технологий.

Парадокс ситуации заключается в том, что активное создание, внедрение и использование различного программного обеспечения (ПО) прикладного (не научного) характера, созданного коммерческими структурами для музеев, архивов и библиотек, пошло по фактически существующему пути точного воспроизведения в этих электронных системах уже опробованного на практике принципа «замкнутости» учетных процедур: библиотечные системы (электронные каталоги) не предполагают возможности описания в них архивных документов и музейных предметов, музейные системы ровно также «не знают» специфики учета и описания фондов редкой книги и архивных документов, а архивное ПО плохо знакомо с библиотечным и музейным учетом. Т. о., существуют 3 непересекающиеся ветви одного и того же дерева, полностью игнорирующие друг друга. И это при том, что информационные технологии обладают уникальным потенциалом, позволяющим преодолеть эту разрозненность, объединив в рамках одной системы (или взаимодействующих систем, обеспечивающих через шлюзы конвертации полноценный обмен информацией) различные подходы в учете и описании объектов культурного наследия.

Для подтверждения последнего тезиса ― несколько примеров.

В архивной сфере программные средства, которые развивает и внедряет Росархив1, в рамках Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из трех программных комплексов ― Архивный фонд, Фондовый каталог и Центральный фондовый каталог, обладают заложенным еще на этапе их проектирования потенциалом развития в сторону описания любых видов объектов культурного наследия [Юмашева, 2011а]. На практике, в архивах музейные предметы учитываются и описываются как единицы хранения (т.е. комплексы музейных объектов) и собственно как документы. Структура описания документа, во-первых, очень близка структуре описания музейных объектов, а во-вторых, на программном уровне имеет возможность усложнения, расширения и конкретизации ― т. е. проще говоря, увеличения количества полей, предназначенных для описания различных атрибутов объекта.

Этот подход наглядно иллюстрирует макет Базы данных Государственного реестра учета уникальных документов, который может быть представлен в качестве модуля расширения программного комплекса «Архивный фонд», предназначенного для описания поливидовых уникальных документов (кино‑, фото‑, фонодокументы, рукописи XI–XVIII вв. книжные памятники и т.п.). В значительном числе полей эта БД совпадает с традиционными музейными описаниями аналогичных памятников…

Структура описания, реализованная в Базе данных Государственного реестра учета уникальных документов, полностью соответствует формуляру «Листов учета и описания уникального документа», а также включает в себя часть полей, которые заимствованы из схемы описания книжных памятников, разработанной Археографической комиссией РАН.

Несколько лет назад в Государственном историческом музее (ГИМ) в рамках принятой в музее в 2000 г. и реализовывавшейся Программы информатизации учетно-фондовой работы [Информатизация, 2008] в нескольких «пограничных» отделах (с точки зрения хранимых в них коллекций) были предприняты попытки создания программного обеспечения, которое бы удовлетворяло требованиям Инструкций по учету и обеспечивало возможность полномасштабного учета «чуждых» объектов. Так, в Отделе письменных источников был смакетирован и апробирован программный модуль, совмещающий в себе как требования музейного учета, так и традиционный учет архивных документов [Сиротина, 2008].

В Отделе книжного фонда ГИМ установленная программа «АС-Библиотека–3» была доработана и оснащена модулем «Редкая книга», который позволяет вести как традиционный библиотечный учет, так и учет предметов из фондов редкой книги [Юмашева и Лазаренко, 2008].

Нельзя не упомянуть об опыте Президентской библиотеки, специалисты которой пытаются создать единый стандарт описания библиотечных фондов, фондов редкой книги, архивных фондов на базе интеграции форматов MARC, ISAD (g) и EAD1. Попытка спорная, не учитывающая множество реалий, основанная на применении несколько устаревших и небесспорных форматов; но, тем не менее, реализованная, и уже в силу этого заслуживающая внимания.

Т. о. очевидно наличие на практическом уровне попыток преодоления разрозненности и замкнутости, объединения (интеграции) различных учетных и описательных систем, расширения их информационного потенциала и функционала. Этот тренд закономерен и объясним, но не замечен разработчиками идеологии единых государственных ресурсов, формирование которых провозглашено в рамках федеральных программ.

На сегодняшний день в области государственного автоматизированного учета объектов движимого культурного наследия объявлено о формировании трёх федеральных государственных информационных систем (ФГИС): Центрального фондового каталога[1] в архивной области, Государственного каталога Музейного фонда[2] и Реестра книжных памятников[3].

При этом совершенно не оговорена система взаимоотношений между этими ФГИС. Как в них будет представляться и отражаться информация о памятниках, отнесенных к ведению «сопредельного» фонда, но хранящихся в собраниях тех организаций, которые «подотчетны» данной федеральной государственной информационной системе? Будет ли осуществляться дублирование информации об одном и том же «пограничном» объекте в разных системах? Соответствуют ли форматы (стандарты) описания объектов культурного наследия, разработанные и примененные в данных системах, всему разнообразию учета и описания объектов культурного наследия, хранимых и учтенных в организациях в соответствии с правила действующих Инструкций?

Даже поверхностное изучение возможностей данных систем и сопроводительной документации к ним свидетельствует о том, что их разработчики слабо владеют знаниями в «своей» предметной области, и совершенно не представляют «сопредельные».

Особого разговора в связи с ФГИС заслуживает тема проведения работ по оцифровке оригиналов книжных памятников, архивных документов и музейных собраний.

Эта задача представляется чрезвычайно важной и сложной. Она должна решаться путем осуществления специальных НИР и НИОКР по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки фондов[4], с целью повышения сохранности оригиналов [Юмашева, 2011б], а также разработке единых стандартов оценки и технического контроля качества электронных копий и носителей информации.

Не менее важными являются проблемы обеспечения адекватности электронных копий оригиналу, их полноты и репрезентативности, определения механизмов заверения подлинности копий и их достоверности; проблемы авторского права в отношении создаваемых электронных копий второго и последующих поколений; вопросы организации хранения, безопасности, учета, использования (в том числе подготовки к электронной публикации и публикации [Правила, 1990]) электронных копий.

Серьезной проблемой является и определение приоритетов в оцифровке документов, создание перспективного поэтапного плана проведения оцифровки книжных памятников, документов Архивного фонда и музейных коллекций.

И только после этого ― осуществление массового перевода в современный цифровой формат и организацию доступа к электронным копиям особо ценных и наиболее используемых книжных памятников, архивных документов и музейных собраний.

Очевидно, что в этих вопросах существует необходимость интеграции усилий различных ведомств с целью выработки единых подходов, направленных как на осуществление задач предоставления не просто широкого, но, прежде всего, качественного (с точки зрения информации) доступа к культурному наследию, так и на решение проблем физической сохранности фондов.

Список литературы

Инструкция, 1998 ― Инструкция об учете библиотечного фонда. Приказ МК от 2.12.1998.

Инструкция, 1984 ― Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР. М., 1984 (действующая на 1.01.2012).

Информацизация, 2008 ― Информатизация учетно-фондовой работы. Сб. ст. Труды ГИМ. Вып. 174. Москва, 2008.

Положение, 1998 ― Положение о Музейном Фонде. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179.

Правила, 1990 ― Правила издания исторических документов в СССР. 2‑е изд., перераб. и дополн. М., 1990.

Правила, 2007 ― Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.

Сиротина, 2008 ― Сиротина О.А. Локальная база данных Отдела письменных источников: совмещение музейного и архивного учета. // Информатизация учетно-фондовой работы. Сб. ст. Труды ГИМ. Вып. 174. Москва, 2008.

ФЗ–78 ― Федеральный Закон от 29.12.1994 № 78–ФЗ «О библиотечном деле».

ФЗ–54 ― Федеральный закон от 26.05.1996 № 54–ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации»

ФЗ–125 ― Федеральный закон от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Юмашева, 2011а ― Юмашева Ю.Ю. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений. // Справочник руководителя учреждений культуры. 2011. № 2.

Юмашева, 2011б ― Юмашева Ю.Ю. Создание электронных копий архивных документов: проблемы и возможные решения. Нормативно-технические и технологические аспекты создания электронных копий документов. Материалы Проблемного семинара и круглого стола в рамках 18‑ой Международной Конференции «Крым 2011». «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса». 4–12 июня 2011, г. Судак. М., 2011.

Юмашева и Лазаренко, 2008 ― Юмашева Ю.Ю., Лазаренко Е.В. Музейный учет и описание фондов редкой книги//Справочник руководителя организаций культуры. 2008. № 6.


1 «а) разработка и проведение государственной политики в области архивного дела; б) установление единых правил и норм организации хранения, комплектования, учета и иcпользования документов Архивного фонда Российской Федерации и контроль за их соблюдением» [ФЗ-125]

1 Не совсем понятно, почему в этот список форматов не вошли форматы MODS (Metadata Object Description Schema (MODS) (<http://www.loc.gov/standards/mods), METS (Encoding and Transmission Standard (METS) (<http://www.loc.gov/standards/mets>), и EAC (Encoded Archival Context (EAC) (<http://www.library.yale.edu/eac), также поддерживаемые и развиваемые Библиотекой Конгресса США.)

[1] http://212.34.41.11/CFC-search/ - Центральный Фондовый Каталог.

[2] http://www.goskatalog.ru/site/ - Государственный Каталог Музейного Фонда

[3] http://www.mkrf.ru/documentations/order/detail.php?ID=196517 – Приказ МК от 3 мая 2011 № 429 «Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников»

[4] http://archives.ru/documents/recomendacii-vybor-scan-oborudovanija-2011.shtml Отчет Научно-исследовательского института репрографии (г. Тула) о выполнении научно-исследователь-ской работы (НИР) на тему: «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов».

 
< Prev   Next >